Umowa na prowadzenie social media: wzór

W skrócie: umowa na prowadzenie social media powinna określać siedem rzeczy: policzalny zakres (ile postów, rolek i relacji miesięcznie), zasady moderacji z czasem reakcji, kto dostarcza zdjęcia i wideo, kto pozostaje właścicielem profilu oraz konta reklamowego, jak rozliczany jest budżet reklamowy, jak wygląda raport i jaki jest okres wypowiedzenia. Najczęściej zawiera się ją jako umowę zlecenie, bo jest to usługa ciągła, a nie jednorazowy rezultat. Gotowy wzór z internetu warto traktować jako punkt wyjścia, nie jako dokument do podpisania bez zmian.

Większość sporów o prowadzenie firmowego profilu nie dotyczy jakości grafik. Dotyczy tego, czego w umowie nie było: kto ma hasła, komu przypadnie konto reklamowe po rozstaniu, czy w cenie mieściła się sesja zdjęciowa i dlaczego nikt nie odpisał na wiadomość od klienta w piątek wieczorem. Poniżej rozpisuję zapisy, które te sytuacje zamykają, w kolejności, w jakiej najczęściej wracają rykoszetem.

Co musi znaleźć się w umowie na prowadzenie social media

Zakres opisany słowem "regularnie" nie jest zobowiązaniem, tylko intencją. Żeby dało się go wyegzekwować, musi być policzalny. Minimalny komplet wygląda tak:

Liczba i rodzaj materiałów w miesiącu, rozbita osobno na grafiki, rolki albo wideo i relacje. Osiem grafik to inna praca niż cztery grafiki i cztery rolki, a w ofercie obie pozycje potrafią wyglądać identycznie.
Platformy objęte umową, wymienione z nazwy. Zapis o social mediach bez listy oznacza, że przy pytaniu o TikToka usłyszysz, że to było poza zakresem.
Moderacja: w jakich godzinach ktoś odpowiada na komentarze i wiadomości oraz jaki jest deklarowany czas reakcji. Ustal osobno, co dzieje się w weekend.
Kto dostarcza materiały wyjściowe. Jeśli wykonawca zakłada twoje zdjęcia, a ty ich nie masz, doliczy się sesja albo skończycie na stocku.
Akceptacja treści: czy dostajesz plan na miesiąc do przodu, ile masz czasu na uwagi i co się dzieje, gdy nie odpowiesz w terminie.
Raport: co zawiera i jak często przychodzi.
Rozliczenie budżetu reklamowego, o którym niżej osobno, bo to najczęstsze źródło nieporozumień.

Warto też zapisać, kto konkretnie prowadzi profil. Przy współpracy z agencją zdarza się, że rozmowę sprzedażową prowadzi senior, a konto trafia do stażysty. Zapis o osobie odpowiedzialnej i o obowiązku poinformowania o jej zmianie kosztuje jedno zdanie.

Umowa zlecenie czy umowa o dzieło na prowadzenie social media?

W praktyce prowadzenie profilu to umowa zlecenie, czyli umowa starannego działania. Wykonawca zobowiązuje się prowadzić działania w ustalony sposób, a nie dostarczyć konkretny, z góry zdefiniowany rezultat. Umowa o dzieło pasuje do pojedynczych, zamkniętych prac: nagrania serii filmów, przygotowania strategii, zaprojektowania szablonów graficznych.

To rozróżnienie ma konsekwencje praktyczne i podatkowe, więc jeśli umowa ma dotyczyć osoby fizycznej bez działalności, warto skonsultować kwalifikację z księgowym. Próba nazwania stałej obsługi profilu dziełem, żeby uniknąć składek, jest jednym z częściej kwestionowanych zabiegów przy kontroli.

Osobna sprawa to obietnice wyników. Zapis gwarantujący konkretną liczbę obserwujących albo sprzedaży w social mediach powinien zapalić lampkę. Zasięg organiczny posta na firmowym profilu to dziś średnio 1,5 do 2,5 procenta obserwujących, a wyniki kampanii płatnej zależą od budżetu, oferty i sezonu. Poważny wykonawca zobowiąże się do działań i raportowania, nie do liczby klientów.

Kto jest właścicielem profilu, konta reklamowego i treści

To jest zapis, który najbardziej boli, gdy go zabraknie, i najmniej kosztuje, gdy się go doda. Trzy rzeczy trzeba rozstrzygnąć osobno, bo to trzy różne byty:

Profil i strona. Firmowa strona na Facebooku powinna być założona w Business Managerze należącym do ciebie, a wykonawca ma dostać dostęp jako partner. Jeśli profil powstał na koncie agencji, przy rozstaniu odzyskanie go bywa miesiącami korespondencji.
Konto reklamowe i piksel. Historia kampanii i dane zebrane przez piksel są aktywem, którego nie da się odtworzyć. Konto reklamowe zawsze powinno należeć do firmy, nawet jeśli obsługuje je ktoś z zewnątrz.
Treści. Grafiki, teksty i wideo są utworami. Bez zapisu o przeniesieniu praw autorskich albo o licencji dostajesz prawo do publikacji na profilu, ale niekoniecznie do użycia tej samej grafiki na ulotce czy w sklepie. Wymień pola eksploatacji, na których ma ci zależeć.

Do tego dochodzi banalna kwestia dostępów: umowa powinna wskazywać, że po zakończeniu współpracy wykonawca przekazuje wszystkie hasła i usuwa swoje uprawnienia w ustalonym terminie, na przykład w ciągu siedmiu dni.

Budżet reklamowy w umowie: kto płaci i jak jest rozliczany

Wynagrodzenie za prowadzenie profilu i pieniądze wydawane na reklamy to dwie różne pozycje. W polskich cennikach budżet reklamowy prawie nigdy nie wchodzi w cenę obsługi i idzie bezpośrednio do Meta. Klienci zakładają odwrotnie mniej więcej w połowie przypadków, więc warto to zapisać wprost.

Do rozstrzygnięcia są trzy rzeczy. Po pierwsze, czy budżet płacisz ty ze swojej karty podpiętej do konta reklamowego, czy wykonawca refakturuje go na ciebie. Wariant pierwszy jest czystszy, bo widzisz wydatki na bieżąco. Po drugie, jak liczona jest prowizja za prowadzenie kampanii: kwotowo (na rynku najczęściej 500 do 1500 zł miesięcznie) czy procentowo (zwykle 10 do 20 procent budżetu). Przy rosnących wydatkach procent robi ogromną różnicę, więc warto ustalić górny limit. Po trzecie, jaki jest minimalny budżet, poniżej którego wykonawca nie gwarantuje sensownych wyników, bo algorytm nie wyjdzie z fazy uczenia.

Jeśli dopiero szacujesz, ile w sumie wyda firma, zebraliśmy aktualne widełki rynkowe w osobnym zestawieniu pokazującym, ile kosztuje prowadzenie fanpage w rozbiciu na pakiety i platformy.

Okres wypowiedzenia i co się dzieje po zakończeniu współpracy

Roczna umowa bez możliwości wcześniejszego wyjścia przy pierwszej współpracy z nieznanym wykonawcą to ryzyko, którego nie trzeba brać. Rozsądny standard to miesięczny albo dwumiesięczny okres wypowiedzenia i umowa na czas nieokreślony po okresie próbnym.

Warto też z góry ustalić moment oceny. Kampania płatna daje pierwsze wyniki po 2 do 4 tygodniach, efekty organiczne widać zwykle po 3 do 6 miesiącach. Jeśli podpisujesz umowę na kwartał, zapisz, co konkretnie sprawdzicie po trzech miesiącach i jaki wynik obie strony uznają za niewystarczający. Bez tego rozmowa o przedłużeniu współpracy staje się rozmową o wrażeniach.

Na koniec lista rzeczy do przekazania przy rozstaniu: hasła i dostępy, pliki źródłowe grafik, harmonogram zaplanowanych publikacji, dostęp do konta reklamowego oraz raport zamykający. Wpisane w umowę zajmują trzy linijki, a oszczędzają tydzień korespondencji.

Czy potrzebna jest umowa powierzenia danych osobowych

Zwykle tak. Jeśli wykonawca moderuje wiadomości prywatne, obsługuje zgłoszenia od klientów albo prowadzi kampanie z formularzami kontaktowymi, przetwarza dane osobowe w twoim imieniu. To sytuacja, którą RODO opisuje jako powierzenie przetwarzania i która wymaga osobnej umowy powierzenia, najczęściej dołączanej jako załącznik.

Dokument określa zakres i cel przetwarzania, obowiązki wykonawcy w zakresie bezpieczeństwa, zasady korzystania z podwykonawców oraz to, co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy. Konkretne brzmienie warto ustalić z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych, bo zależy od tego, jakie dane realnie przechodzą przez ręce wykonawcy. Ten tekst nie zastępuje porady prawnej.

Jak podpisać umowę, gdy wykonawca jest z drugiego końca Polski

Prowadzenie social mediów jest pracą zdalną i rzadko zdarza się, żeby wykonawca siedział w tym samym mieście co klient. Drukowanie, podpisywanie i odsyłanie dwóch egzemplarzy pocztą potrafi wydłużyć start współpracy o dwa tygodnie, co przy umowie na kwartał jest sporą częścią okresu próbnego.

Prostsze jest podpisanie umowy zdalnie podpisem elektronicznym, który dla zwykłej umowy zlecenia w zupełności wystarcza i zostawia czytelny ślad z datą. Papierowy oryginał ma sens głównie tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, a przy obsłudze profilu firmowego to nie jest ten przypadek.

Najczęstsze pytania

Czy wzór umowy z internetu wystarczy? Jako punkt wyjścia tak, jako gotowiec nie. Wzory są pisane pod uniwersalną sytuację i prawie zawsze pomijają trzy rzeczy, które w tej usłudze robią różnicę: policzalny zakres materiałów, własność konta reklamowego i zasady rozliczania budżetu reklamowego. Te trzy punkty trzeba dopisać samodzielnie.

Czy umowa jest potrzebna przy współpracy z freelancerem za tysiąc złotych miesięcznie? Tym bardziej. Przy małych kwotach rzadziej korzysta się z prawnika, a to właśnie przy freelancerze najczęściej pojawia się problem jednej osoby: choroba, urlop albo większy klient oznaczają przerwę w publikacji. Zapis o zastępstwie i o okresie wypowiedzenia rozwiązuje to za darmo.

Kto odpowiada za treść, która narusza prawo albo regulamin platformy? Ostatecznie odpowiada firma, bo to jej profil i jej komunikat. Dlatego w umowie warto rozdzielić dwie rzeczy: obowiązek wykonawcy do zachowania staranności i zgodności z regulaminami platform oraz twój obowiązek akceptacji treści przed publikacją. W branżach regulowanych, jak medycyna czy finanse, akceptacja przed publikacją powinna być bezwzględna.

Co zrobić, gdy wykonawca przestaje publikować? Jeśli zakres był policzalny, sprawa jest prosta: porównujesz liczbę opublikowanych materiałów z umową i masz podstawę do reklamacji albo obniżenia wynagrodzenia. Jeśli zakres brzmiał "regularna publikacja", nie masz czego porównać. To najlepszy argument za tym, żeby liczby wpisać do umowy od razu.

Zanim podpiszesz

Umowa jest ostatnim krokiem, nie pierwszym. Wcześniej warto ustalić, po co w ogóle prowadzisz profil, czy Facebook jest w twojej branży właściwym kanałem i jaki budżet reklamowy ma sens przy twojej marży. Jeśli te odpowiedzi nie są oczywiste, tańszą decyzją niż roczna umowa bywa jedna rozmowa: sprawdź, co powinny obejmować konsultacje marketingowe dla firm. Gdy zdecydujesz się oddać całość na zewnątrz, przyda się też porównanie modeli współpracy opisane przy outsourcingu marketingu oraz to, jak w praktyce wygląda zarządzanie social media po stronie wykonawcy.

Jeśli chcesz, żeby ktoś przeszedł z tobą przez zakres i budżet przed podpisaniem czegokolwiek, opisz nam sytuację. Dobierzemy zweryfikowanego specjalistę, który powie wprost, co w twojej branży ma sens. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna, a umowę i fakturę VAT wystawia platforma.